Guide pour ceux qui envisagent un achat ou une location

Vous envisagez l’achat de votre premier système tourguide ? Vous envisagez de louer des équipements de communication sans fil pour une courte excursion, mais vous ne savez pas quel modèle conviendra ? Nous sommes là pour vous aider. Consultez les conseils préparés par un spécialiste !

1. Où, pour combien de temps et comment ?

Pour commencer, il convient de répondre aux questions sur la manière dont le système sera utilisé, c’est-à-dire :

• Mes excursions sont-elles courtes ou longues – des city breaks de 1 à 2 jours ou des circuits de 7 à 14 jours ?
• Les excursions se font-elles en autocar ou en avion, ou peut-être le groupe récupère-t-il l’équipement dans mon bureau et part-il avec en ville ?
• Mon offre concerne-t-elle des excursions en Europe, ou également sur d’autres continents ?

La durée prévue de l’excursion influence le choix de l’alimentation – piles jetables ou accumulateurs et chargeur. Le chargeur est plus lourd qu’une simple valise pour l’équipement, donc tous les guides ne souhaitent pas emporter un chargeur pour un voyage aérien de 10 jours, tandis que pour les circuits en autocar, le chargeur peut rester dans l’autocar en permanence et son transport ne pose pas de problème majeur. Pour les excursions courtes de quelques jours, un système alimenté par 1 pile avec une autonomie allant jusqu’à 20 h suffit. Il sera plus pratique et plus facile à transporter.

Les excursions en autocar offrent une grande liberté dans le choix du chargeur, car emporter une valise plus lourde ne pose pas de problème. Aériennes – pour les voyages aériens de 7 à 10 ou 14 jours, les agences de voyages n’utilisent généralement pas de chargeurs ni d’accumulateurs, mais des piles jetables et un modèle alimenté par 2 piles AA, qui dure jusqu’à 30 h de fonctionnement. Location pour des visites guidées en ville – l’équipement peut rester en permanence dans le chargeur, d’où il est distribué au groupe.

Si nous souhaitons utiliser le même modèle d’équipement en Europe, en Asie et par exemple en Amérique, nous devrions envisager l’achat d’un système fonctionnant sur une fréquence universelle, autorisée dans la plupart des pays du monde, c’est-à-dire 2,4 GHz. La fréquence autorisée sans licence en Europe est 863-865 MHz. Cette même fréquence est parfois utilisée en Afrique du Nord et au Moyen-Orient, ainsi que dans les pays qui n’ont pas de réglementations strictes dans ce domaine.

2. Système tourguide pour le tourisme – composants de base :

Un système tourguide est un ensemble composé d’un émetteur avec microphone et de récepteurs avec écouteurs. Le guide, utilisant l’émetteur, guide le groupe, dont chaque participant dispose de son propre récepteur. La communication se fait uniquement dans 1 direction, c’est-à-dire de l’émetteur vers un nombre illimité de récepteurs. Il existe également des systèmes bidirectionnels, mais ils ne sont pas très populaires dans les visites guidées touristiques.

Canaux – les systèmes tourguide en possèdent généralement au minimum. 16. Les canaux sont des fréquences de transmission programmées de manière permanente par le fabricant. En cas d’interférences éventuelles sur 1 canal, le groupe peut passer à un autre canal. Ainsi, par exemple, dans 1 site ou même dans une pièce, plusieurs guides peuvent travailler avec plusieurs (voire plusieurs dizaines) de groupes – chacun sur un canal différent. Différents fabricants règlent leurs canaux sur différentes fréquences. Les canaux permettent également, par exemple, de réaliser des traductions simultanées.

Chargeur – appareil servant à charger les batteries (accumulateurs AA ou batteries lithium-ion) dans les récepteurs et les émetteurs. Étant donné que les récepteurs et les émetteurs sont équipés de contacts spéciaux, la charge s’effectue en plaçant l’appareil dans la poche (slot) du chargeur.

Microphone – le microphone se branche sur l’émetteur du guide. Les bons systèmes possèdent des prises universelles pour microphones et écouteurs de type jack 3,5 mm. Il existe différents types de microphones – à pince, qui peuvent être fixés à une cravate ou un col, flexibles – tour de cou ou de bras, mais les meilleurs pour les guides sont les microphones professionnels serre-tête à portée limitée, dits de captation. Un tel microphone « entendra » uniquement ce que dit le guide (même en chuchotant), mais pas les bruits environnants.

Écouteurs – les écouteurs se branchent sur les récepteurs des touristes. Les écouteurs pour le tourisme sont presque toujours des écouteurs mono-auriculaires. Pour des raisons de sécurité, mais aussi de confort, la deuxième oreille doit rester libre. On distingue les écouteurs réutilisables et jetables. Les premiers doivent être des écouteurs non invasifs (n’entrant pas dans l’oreille) afin d’assurer un minimum d’hygiène. Seuls les écouteurs jetables garantissent toutefois une hygiène à 100 %.

Accessoires hygiéniques – en raison du contact fréquent des appareils et accessoires tourguide avec de nombreux utilisateurs, il convient de prêter attention aux questions d’hygiène et de propreté. Une offre riche permet de choisir entre des liquides et des lingettes de désinfection, et des protections hygiéniques.

3. Numérique ou analogique ?

Tout d’abord, il n’y a aucune différence de qualité de transmission vocale entre les modèles analogiques et numériques.

Les systèmes numériques ont généralement une portée plus courte (30 à 40 mètres en ligne de vue) et une consommation d’énergie plus élevée (autonomie de batterie plus courte). Toutefois, avec un modèle numérique, nous disposons généralement d’un plus grand nombre de canaux, ce qui est important par exemple pour équiper un grand musée d’un système tourguide, où jusqu’à 50 guides ou plus peuvent travailler simultanément au même endroit. De plus, les modèles numériques sont souvent équipés de nombreuses fonctions modernes, comme par exemple le changement de canal à distance dans les récepteurs.

Certains systèmes analogiques ne sont plus fabriqués, ce qui entraîne une hausse de leurs prix et rend les pièces de rechange de plus en plus difficiles à obtenir.

4. N’ayez pas peur des tourguides

Les récepteurs tourguide sont souvent conçus pour être faciles à utiliser, afin que le touriste n’ait pas à s’en préoccuper et puisse se consacrer entièrement aux charmes de la visite et du guidage. Donc, si quelqu’un sait utiliser un téléphone, il saura certainement utiliser un récepteur tourguide. L’utilisation se limite à l’allumage, au réglage du volume, éventuellement au changement de canal ou à l’extinction, bien que maintenant la plupart des modèles s’éteignent même automatiquement en l’absence de transmission depuis l’émetteur.

5. Confort et sécurité

Les systèmes tourguide deviennent déjà la norme dans les agences polonaises. Ils représentent également une économie importante, car la location d’équipement à Paris ou à Rome peut être coûteuse. Pourtant, dans de nombreux musées, l’utilisation de tourguides est obligatoire, et récemment certaines villes d’Europe (par exemple en Croatie) imposent l’obligation de visites de groupe avec système tourguide. C’est assez compréhensible – pour des raisons écologiques. Les touristes partent en excursion pour se reposer, alors que le bruit causé par ne serait-ce qu’1 guide parlant fort dans une ruelle étroite, utilisant souvent encore un « porte-voix », c’est-à-dire un amplificateur de voix, peut être insupportable. Dans les lieux touristiques populaires, ce ne sont souvent pas 2 mais même plusieurs excursions qui se rencontrent, il est donc facile d’imaginer ce qui peut s’y passer… Le système tourguide permet d’éviter le bruit, le chaos et instaure l’ordre. La visite devient discrète même dans une église ou un autre lieu de culte ou de recueillement.
L’utilisation d’un système tourguide est non seulement pratique pour des raisons évidentes, tant pour le guide que pour le touriste, mais aussi sûre. Souvent, le responsable du groupe a un message organisationnel important à transmettre et il est essentiel que chacun l’entende bien. Lorsque le groupe s’étend sur plusieurs dizaines de mètres – il n’y a pas non plus de raison de s’inquiéter. Non seulement tout le monde entendra ce que le guide a à raconter, mais personne ne se perdra, et le guide en parlant signale où il se trouve, donc avec un système tourguide, on peut également se sentir en sécurité.

6. Achat ou location

Bien que les systèmes tourguide aient considérablement baissé de prix depuis leur apparition sur le marché polonais, il faut néanmoins compter sur une dépense d’au moins 9 à 11 000 PLN net pour un ensemble destiné à un groupe de 50 personnes. Certaines petites agences de voyages craignent que l’équipement acheté ne soit pas utilisé à 100 % lors de la prochaine saison. Il peut alors être intéressant d’envisager la location d’équipement, qui peut s’avérer financièrement plus avantageuse en cas d’utilisation occasionnelle et irrégulière.
Pour les locations ponctuelles, un grand loueur comme tourguidewynajem.pl livrera et récupérera l’équipement à l’endroit indiqué en Pologne.

7. Systèmes de type 2 en 1

Les systèmes de type 2 en 1 suscitent un intérêt croissant, c’est-à-dire des systèmes tourguide où le guide peut, au moment opportun, s’appuyer sur un programme audio préenregistré. De plus, le système 2 en 1 peut être utilisé par une personne remplaçant le guide, qui déclenchera à distance les programmes audio appropriés pour l’excursion (préparés au préalable par un guide expérimenté).

Les systèmes 2 en 1 tels que par exemple Okayo OmniGuide offrent la possibilité de guider des groupes composés de personnes parlant différentes langues. Cela est particulièrement important pour la gestion d’attractions touristiques visitées par des groupes de différents pays, dans les bus hop-on-hop-off, les populaires petits trains touristiques ou les visites en bateau. La personne guidant le groupe déclenche à distance, au moment opportun, le programme audio, que chaque membre de l’excursion entendra dans sa langue maternelle préalablement sélectionnée. Bien entendu, les programmes audio dans différentes langues doivent être préalablement rédigés, traduits et enregistrés, mais de tels services sont également disponibles sur le marché sous forme de forfait (par exemple sur mexpo.eu/).

8. Optez pour de nouvelles solutions et facilitez-vous la vie avec les touristes

Les fabricants introduisent de plus en plus de facilités pour le guide, afin que la conduite du groupe se déroule sans accroc et ne soit pas interrompue par des problèmes techniques.

Les systèmes tourguide les plus modernes disposent de nombreuses fonctions qui peuvent considérablement faciliter et améliorer chaque excursion ou visite guidée. Les nouveaux tourguides tels que par exemple Okayo OTG-102 peuvent désormais être contrôlés depuis un smartphone, connecté à l’émetteur via Bluetooth. L’application dédiée permet notamment d’ajouter et de modifier les informations sur l’utilisateur de chaque récepteur, d’avoir une conversation privée avec un récepteur spécifique, d’accéder à l’état de la batterie de chacun des récepteurs ou de régler une alarme.

Grâce aux nouvelles solutions, guider un groupe ne consiste pas seulement à parler des sites visités, mais aussi à organiser le groupe.

Conseils d’expert et d’utilisateurs expérimentés de systèmes tourguide

1. N’allumez pas un deuxième émetteur sur le même canal que le premier. Des interférences ou une absence de transmission apparaîtront. La plupart des systèmes unidirectionnels ne permettent l’émission que depuis 1 émetteur sur 1 canal.
2. Utilisez des équipements avec des références, évitez les marques peu connues. Si un modèle, un équipement est utilisé par de nombreuses entreprises, c’est très probablement parce qu’il est bon.
3. Utilisez des piles ou des accumulateurs de marque, de préférence de la gamme industrielle. N’achetez pas les moins chers sur Allegro.
4. Ayez toujours 1 émetteur de plus par groupe. Si vous perdez ou endommagez le seul émetteur pendant le voyage – les quelques dizaines de récepteurs restants seront inutiles.
5. Achetez/louez 1 à 2 récepteurs de plus que nécessaire. C’est rare, mais il arrive qu’un touriste perde un récepteur (souvent retrouvé par la suite).
6. Marquez votre équipement avec un autocollant portant le logo et le site web.
7. L’utilisation d’écouteurs jetables facilite les questions organisationnelles – vous n’avez pas besoin d’utiliser de liquides désinfectants après chaque excursion, et aussi – ce qui arrive malheureusement – de démêler les câbles emmêlés des écouteurs réutilisables.
8. Certains opérateurs laissent le choix de l’écouteur au client – réutilisable gratuit ou jetable moyennant un petit supplément.
9. Un bon équipement est résistant – parfois il n’y a tout simplement pas le temps de ranger les récepteurs dans le sac. En vérifiant les références du modèle, renseignez-vous également sur la résistance du boîtier.
10. Achetez auprès de revendeurs agréés avec une garantie et un service appropriés en Pologne. L’équipement doit avoir un certificat CE, un pays d’origine spécifié, une spécification technique disponible, la marque du fabricant visible sur le boîtier.
11. Avant d’acheter – louez, testez le modèle.
12. Après la saison, il est utile de remplacer les cordons sales par des neufs.
13. Vous avez une grande entreprise, beaucoup de groupes, de destinations ? Utilisez des piles et des écouteurs jetables. Vous faciliterez le travail des guides et le vôtre.
14. Vous avez une entreprise encore plus grande ? Louez l’équipement à long terme.
15. Assurez votre équipement, cela ne doit pas forcément être cher.